gerbonis
Labklājības ministrija
Vājredzīgajiem - Lielie burti
  •  
  •  

  •  
  • Par lietu reģistru

Metodiskie ieteikumi
bāriņtiesu un pagasttiesu lietu reģistru un lietu reģistrācijas žurnālu iekārtošanai, informācijas ierakstīšanai lietu reģistros un lietu reģistrācijas žurnālos

1. Lietu reģistri

Bāriņtiesas (pagasttiesas), atbilstoši Ministru kabineta 1996.gada 26.marta noteikumu Nr.80 „Bāriņtiesu un pagasttiesu darbības noteikumi" 21.¹punktā noteiktajam, iekārto sešus lietu reģistrus:

1) aprūpes un aizgādības tiesību atņemšanas un aprūpes un aizgādības tiesību atjaunošanas lietu reģistru;

2) audžuģimeņu lietu reģistru;

3) adopcijas lietu reģistru;

4) aizbildnības lietu reģistru;

5) aizgādnības lietu reģistru;

6) lietu alfabētisko reģistru.

1.1. Lietu reģistru iekārtošana

Lietu reģistrus (turpmāk tekstā - reģistrs) iekārto A4 formāta grāmatās, lapas numurē un cauršuj, auklas nostiprina ar uzlīmi uz pēdējās lappuses vai grāmatas vāka, uz uzlīmes raksta sanumurēto un cauršūto lapu skaitu. Bāriņtiesas (pagasttiesas) priekšsēdētājs uzrakstu apstiprina ar parakstu un iestādes zīmogu. Reģistra pirmo lapu noformē kā titullapu:

  • lapas augšējā labajā stūrī raksta lietas (reģistra) indeksu un numuru pēc kārtas, atbilstoši bāriņtiesas (pagasttiesas) lietu nomenklatūrai;
  • lapas vidusdaļā raksta bāriņtiesas (pagasttiesas) nosaukumu un reģistra nosaukumu;
  • lapas lejasdaļā raksta uzrakstu:

 Sākts: ______________________

(datums, kad lieta sākta)

Pabeigts: ____________________

            (datums, kad lieta pabeigta)

Aiz titullapas, atverot nākamo lapu, pa grāmatas divām lappusēm iekārto reģistra ailes ar uzrakstiem katrā ailē, atbilstoši attiecīgajā reģistrā iekļaujamajai informācijai. Zem informācijas uzraksta raksta ailes numuru. Pāršķirot nākamo lapu, uzrakstus par reģistrā iekļaujamo informāciju neraksta, bet ailes attiecīgi numurē.

Lietu alfabētisko reģistru iekārto grāmatā, kuras labajā malā ir burti alfabēta kārtībā. Reģistra četras ailes izvieto katrā lappusē. Katram alfabēta burtam paredz vairākas lapas.

Bāriņtiesas (pagasttiesas) lietu reģistrus sāka iekārtot no 1997.gada 1.oktobra, saskaņā ar lietu reģistru paraugiem, ko ar 1997.gada 22.augusta rīkojumu Nr.289 apstiprināja labklājības ministrs. Ar 2001.gada 1.februāri reģistrus iekārtoja saskaņā ar labklājības ministra 2000.gada 22.decembra rīkojumu Nr.356 apstiprinātajiem paraugiem. Saskaņā ar grozījumiem, kas izdarīti ar Ministru kabineta 2004.gada 25.maija noteikumiem Nr.496 Ministru kabineta 1996.gada 26.marta noteikumos Nr.80 „Bāriņtiesu un pagasttiesu darbības noteikumi", bāriņtiesas (pagasttiesas) iekārto reģistrus atbilstoši šo noteikumu 21.¹punktā noteiktajam. Pēc minēto grozījumu spēkā stāšanās, spēku zaudēja labklājības ministra 2000.gada 22.decembra rīkojums Nr.356.

Lietas, kas ierakstītas iepriekš iekārtotajos reģistros nav pārrakstāmas jaunajos reģistros. Šajos reģistros nepieciešams ierakstīt datumu, kad reģistrs pabeigts, taču ieraksti lietās papildināmi ar jaunu informāciju līdz lieta tiek noņemta no kontroles un uzskaites. Ar šiem reģistriem bāriņtiesa (pagasttiesa) turpina strādāt, līdz visas reģistros ierakstītās lietas tiek no kontroles un uzskaites noņemtas un turpmāk, kā informācijas nesēji, bāriņtiesā (pagasttiesā) atrodas pastāvīgā glabāšanā.  

1.2. Informācijas ierakstīšana reģistros

Reģistri ir informācijas nesējs par bāriņtiesā (pagasttiesā) izskatītajām lietām pa darbības galvenajiem virzieniem. Lietu reģistrācijas mērķis ir:

  • nodrošināt lietu uzskaiti;
  • sekot dokumentu saglabāšanai;
  • dot iespēju lietas operatīvi sameklēt;
  • sniegt nepieciešamo informāciju par lietām un dokumentiem tajās.

Ierakstot lietas reģistros, iekļaujama precīza informācija, kas balstīta uz dokumentiem attiecīgajā lietā. Reģistros pirmajā ailē raksta numurus secībā lietvedības gada ietvaros. Lietas reģistros ieraksta izskatīšanas un saņemšanas no citām bāriņtiesām (pagasttiesām) kārtībā. Kad beidzas lietvedības gads, zem reģistrā ierakstītās pēdējās lietas raksta:

„Reģistrā 2004.gadā ierakstītas desmit (10) lietas"

Bāriņtiesas (pagasttiesas)

priekšsēdētājs (zīmogs)             (personiskais paraksts)    paraksta atšifrējums

07.01.2005.

vai

„Reģistrā 2004.gadā lietas nav ierakstītas"

Bāriņtiesas (pagasttiesas)

priekšsēdētājs (zīmogs)             (personiskais paraksts)    paraksta atšifrējums

07.01.2005.

Lietu alfabētiskajā reģistrā ierakstīto lietu skaitu lietvedības gada beigās kopā neskaita un reģistrā ierakstu par to neveic.

Reģistros ierakstītās lietas ir ilgstošā bāriņtiesas (pagasttiesas) kontrolē. Papildinot lietas ar jauniem dokumentiem, attiecīgās lietas ieraksts reģistrā jāpapildina ar jauno informāciju. Bāriņtiesām (pagasttiesām), ierakstot lietas reģistros, nepieciešams izvērtēt, vai pēc lietas ierakstīšanas reģistrā nav atstājama brīva vieta turpmākās informācijas iekļaušanai.

Informāciju reģistros neraksta ar zīmuli, nav pieļaujams izmantot zaļo un dzelteno krāsu vai citu krāsu pildspalvas gaišos toņos. Reģistros informāciju raksta ar zilas vai melnas krāsas pildspalvu. Ja izdarīts kļūdains ieraksts, to svītro un raksta pareizo tekstu, pievienojot vārdu „labots" un persona, kas veic labojumu, pievieno pašrocīgu parakstu. Reģistros nav pieļaujami labojumi, ko izdara aizkrāsojot vārdu vai teksta daļu, papildus ieraksti ar zīmuli vai svītrojumi, ja lieta noņemta no kontroles.

Lietu ierakstīšanu reģistros skaidrojam daļēji - gadījumos, ja atsevišķu reģistru ailēs ierakstāmā informācija ir precizējama vai bez prasītās informācijas iekļaujamas papildus ziņas.      

1.2.1. Aprūpes un aizgādības tiesību atņemšanas un aprūpes un aizgādības tiesību atjaunošanas lietu reģistrs ( skat. 1. tabulu)

Reģistra lietas indekss, saskaņā ar lietu paraugsarakstu, ir 3-6. Šajā lietu reģistrā bāriņtiesa (pagasttiesa) ieraksta lietas ar indeksu 3-5 un pievienotu numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros, piemēram, lieta Nr.3-5/1-2005. Lietu numurus reģistrā raksta lietu izskatīšanas kārtībā.   

Reģistra ailēs raksta:

1. ailē - numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros;

2. ailē - lietas indeksu un piešķirto numuru ar pievienotu gada skaitli;

3. ailē - personas, kuras intereses ir skartas, par kuru bāriņtiesa (pagasttiesa) ir pieņēmusi attiecīgu lēmumu, vārdu un uzvārdu, personas kodu un deklarētās dzīvesvietas adresi, vai adresi, kurā persona dzīvo, ja tās dzīvesvieta Latvijā nav deklarēta. Ja lietā lēmums pieņemts par vienu bērna vecāku, ailē raksta informāciju tikai par šo vecāku;

4. ailē - bērna vārdu, uzvārdu, personas kodu. Ja lēmumu pieņem par vairākiem bērniem, ailē raksta katra bērna vārdu, uzvārdu un personas kodu, arī gadījumos, kad uzvārds visiem bērniem ir vienāds;

5. ailē - lēmuma numuru un pieņemšanas datumu, piemēram, Nr.1-6/3, 2005.gada 15.marts vai 15.03.2005;

6. ailē - lēmuma numuru un pieņemšanas datumu. Gadījumā, ja persona maina dzīvesvietu un cita bāriņtiesa (pagasttiesa) pieņēmusi lēmumu par bērna aprūpes tiesību atjaunošanu, tad raksta attiecīgās bāriņtiesas (pagasttiesas) nosaukumu, lēmuma numuru un pieņemšanas datumu;

7. ailē - lēmuma numuru un pieņemšanas datumu par prasības iesniegšanu tiesā par aizgādības tiesību atņemšanu;

9. ailē - informāciju par prasības iesniegšanu tiesā par aizgādības tiesību atjaunošanu;

11.ailē - nododot bērnu otra vecāka aprūpē vai atsevišķā aizgādībā, vecāka vārdu, uzvārdu dzīvesvietas adresi. Ja bērnu nodod ārpusģimenes aprūpē - audžuģimenē, aizbildnībā vai ievieto bērnu aprūpes iestādē, lēmuma numuru un datumu, bērna turpmākās dzīvesvietas adresi. Ja vecākiem atņemtas aprūpes tiesības par vairākiem bērniem, informācija ailē raksta pretī katra bērna vārdam un uzvārdam.

1.2.2. Audžuģimeņu lietu reģistrs (skat. 2. tabulu)

Reģistra lietas indekss saskaņā ar lietu paraugsarakstu ir 6-3. Šajā lietu reģistrā bāriņtiesa (pagasttiesa) ieraksta lietas ar indeksu 6-1 un 6-2, pievienojot numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros, piemēram, lieta Nr.6-1/3-2005.

Reģistra ailēs raksta:

6. ailē - bāriņtiesas (pagasttiesas) nosaukumu, pieņemtā lēmuma par bērna ievietošanu audžuģimenē numuru un lēmuma pieņemšanas datumu, pieņemtā lēmuma numuru un lēmuma pieņemšanas datumu par bērna, kurš ievietots audžuģimenē, uzturēšanās laika pagarināšanu;

8. ailē - vecāku vārdu un uzvārdu, personas kodu un deklarētās dzīvesvietas adresi, vai adresi, kurā persona dzīvo, ja tās dzīvesvieta Latvijā nav deklarēta. Dzīvesvietas adresi raksta zem katra vecāka personas koda, arī gadījumos, ja abiem vecākiem ir kopēja dzīvesvietas adrese;

9. ailē - informāciju, vai bērna vecākiem atņemtas aprūpes tiesības, vecāks miris u.c., norādot dokumenta nosaukumu, autoru un dokumenta pieņemšanas vai izdošanas datumu. Attiecīgo informāciju ailē raksta pretī katra vecāka vārdam un uzvārdam. Ja informācija par vecākiem ir iekļauta vienā dokumentā, to raksta pretī katra vecāka vārdam un uzvārdam;

10.ailē - ziņas par bērna aprūpes izbeigšanu audžuģimenē, rakstot dokumenta nosaukumu, tā autoru un izdošanas datumu. Ja bērnu nodod vecāku aprūpē, raksta vecāka vārdu, uzvārdu dzīvesvietas adresi. Ja bērnam nodibina aizbildnību vai bērnu ievieto bērnu aprūpes iestādē, norāda bāriņtiesas (pagasttiesa) nosaukumu, lēmuma numuru un lēmuma pieņemšanas datumu, bērna turpmākās dzīvesvietas adresi. Ja bērns adoptēts, norāda tiesas nosaukumu, kas adopciju apstiprinājusi, un sprieduma spēkā stāšanās datumu.

1.2.3. Adopcijas lietu reģistrs (skat. 3. tabulu)

Reģistra lietas indekss saskaņā ar lietu paraugsarakstu ir 4-2. Šajā lietu reģistrā bāriņtiesa (pagasttiesa) ieraksta lietas ar indeksu 4-1, pievienojot numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros, piemēram, lieta Nr.4-1/2-2005. Reģistru iekārto un informāciju iekļauj astoņās ailēs. 

Reģistra ailēs raksta:

6. ailē - bāriņtiesas (pagasttiesas) nosaukumu, pieņemtā lēmuma par adoptējamā bērna ņemšanu aprūpē numuru un lēmuma pieņemšanas datumu, pieņemtā lēmuma numuru un lēmuma pieņemšanas datumu par adoptējamā bērna adoptētāja aprūpē uzturēšanās laika pagarināšanu.

1.2.4. Aizbildnības lietu reģistrs (skat. 4. tabulu)

Reģistra lietas indekss saskaņā ar lietu paraugsarakstu ir 5-2. Šajā lietu reģistrā bāriņtiesa (pagasttiesa) ieraksta lietas ar indeksu 5-1, pievienojot numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros, piemēram, lieta Nr.5-1/4-2005.

Reģistrā ieraksta aizbildnības lietas, kurās bāriņtiesa (pagasttiesa) pieņēmusi lēmumu par aizbildnības nodibināšanu un aizbildņa iecelšanu, un lietas, kuras saņēmusi no citām bāriņtiesām (pagasttiesām) aizbildnības pārraudzībai. Lietai, kura saņemta no citas bāriņtiesas (pagasttiesas), bāriņtiesa (pagasttiesa) piešķir indeksu un numuru pēc kārtas saskaņā ar aizbildnības lietu reģistru.

Ja bērnam, sakarā ar aizbildņa atcelšanu vai atlaišanu no pienākumu pildīšanas, tiek iecelts cits aizbildnis, bāriņtiesa (pagasttiesa) neveido jaunu aizbildnības lietu un nepiešķir lietai jaunu numuru, bet dokumentus par aizbildņa maiņu pievieno esošajai bērna aizbildnības lietai un aizbildnības lietu reģistrā ierakstu papildina ar attiecīgo informāciju.          

Reģistra ailēs raksta:

1. ailē - katru aizbildnības lietu, kas ir bāriņtiesas (pagasttiesas) kontrolē ar vienu kārtas numuru, arī gadījumos, kad aizbildnība nodibināta vairākiem vienas ģimenes bērniem;

2. ailē - lietas indeksu un numuru, atbilstoši lietu nomenklatūrai lietvedības gada ietvaros, arī gadījumus, ja pieņemts lēmums par personas atbilstību aizbildņa pienākumu pildīšanai un ja lieta saņemta kontrolei no citas bāriņtiesas (pagasttiesas);

4. ailē - vecāku vārdu un uzvārdu, personas kodu un deklarētās dzīvesvietas adresi, vai adresi, kurā persona dzīvo, ja tās dzīvesvieta Latvijā nav deklarēta. Dzīvesvietas adresi raksta zem katra vecāka personas koda, arī gadījumos, ja vecākiem ir kopēja dzīvesvietas adrese;

5. ailē - informāciju, vai bērna vecākiem atņemtas aprūpes vai aizgādības tiesības, vecāks miris u.c. Ailē raksta dokumenta nosaukumu, autoru un dokumenta pieņemšanas vai izdošanas datumu. Attiecīgo informāciju ailē raksta pretī katra vecāka vārdam un uzvārdam. Ja informācija par vecākiem ir iekļauta vienā dokumentā, dokumenta nosaukumu raksta pretī katra vecāka vārdam un uzvārdam;

7., 8., 9. un 10. ailē - reģistrā norādīto informāciju, kā arī, ja bāriņtiesa (pagasttiesa) pieņem lēmumu par aizbildņa maiņu vai sevišķā aizbildņa iecelšanu, lietas ierakstu reģistrā papildina ar informāciju par aizbildņa maiņu vai sevišķo aizbildni;

11. ailē - informāciju par bērnam piederošo mantu, nodibinot aizbildnību, un turpmāk, ja bāriņtiesa (pagasttiesa) pieņem lēmumu par aizbildnībā esošā bērna mantas atsavināšanu vai īpašuma iegūšanu bērnam, raksta konkrētu dokumentu - dokumenta nosaukumu, autoru, dokumenta pieņemšanas vai izdošanas datumu;

12. ailē - ziņas par bērna un aizbildņa dzīvesvietas maiņu, rakstot jauno dzīvesvietas adresi. Ja atlaiž vai atceļ aizbildni, bērnam nesasniedzot pilngadību, raksta pieņemtā lēmuma numuru un datumu. Ja bērnu nodod vecāku aprūpē, raksta vecāka vārdu, uzvārdu dzīvesvietas adresi. Ja bērnu ievieto bērnu aprūpes iestādē, raksta bāriņtiesas (pagasttiesa) nosaukumu, lēmuma numuru un lēmuma pieņemšanas datumu, aprūpes iestādes nosaukumu un adresi. Ja bērns adoptēts, raksta tiesas nosaukumu, kas adopciju apstiprinājusi, un sprieduma spēkā stāšanās datumu. Ja bērns sasniedzis pilngadību, raksta ziņas par pieņemtā lēmuma par aizbildņa atlaišanu no pienākumu pildīšanas datumu un numuru.

Ja bāriņtiesa (pagasttiesa) ir pieņēmusi lēmumu par personas atbilstību aizbildņa pienākumu veikšanai (ieraksts 6. ailē), tad pēc dokumentu saņemšanas no citas bāriņtiesas (pagasttiesas) par aizbildnības nodibināšanu un aizbildņa iecelšanu bērnam turpmākai pārraudzībai, dokumenti pievienojami lietai ar indeksu un numuru, kur pieņemts lēmums par personas atbilstību aizbildņa pienākumu veikšanai.

1.2.5. Aizgādnības lietu reģistrs (skat. 5. tabulu)

Reģistra lietas indekss saskaņā ar lietu paraugsarakstu ir 7-3. Šajā lietu reģistrā bāriņtiesa (pagasttiesa) ieraksta lietas ar indeksu 7-1 un 7-2, pievienojot numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros, piemēram, lieta Nr.7-1/6-2005 vai Nr.7-2/7-2005.

Ja aizgādnis iecelts personai, lietai piešķir indeksu 7-1 ar numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros un ieraksta reģistrā, aizpildot tās ailes, kurās iekļaujama informācija par personu un viņas mantu, un aizgādni.

Ja aizgādnis iecelts promesošas vai pazudušas personas mantai, vai mantojumam, lietai piešķir indeksu 7-2 ar numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros un ieraksta reģistrā, aizpildot tās ailes, kurās iekļaujama informācija par promesošas vai pazudušas personas mantu, vai mantojumu un aizgādni.

Ievērojot, ka aizgādnība pakļauta attiecīgajiem nosacījumiem par aizbildnību, aizgādnības lietas reģistros ieraksta analoģiski aizbildnības lietām.

Reģistrā ieraksta aizgādnības lietas, kurās bāriņtiesa (pagasttiesa) pieņem lēmumu par aizgādņa iecelšanu, un no citām bāriņtiesām (pagasttiesām) saņemtās lietas, ja aizgādnībā esošā persona maina dzīvesvietu.

1.2.6. Lietu alfabētiskais reģistrs (skat. 6. tabulu)

Pēc lietu numuru un informācijas ierakstīšanas attiecīgajā reģistrā, katra lieta tiek ierakstīta lietu alfabētiskajā reģistrā.

Saskaņā ar Ministru kabineta 1996.gada 26.marta noteikumu Nr.80 „Bāriņtiesu un pagasttiesu darbības noteikumi" 33.punktā noteikto lietu reģistrā lietas ieraksta atbilstoši aizbildnībā vai aizgādnībā esošās personas uzvārdam vai tās personas uzvārdam, kuras dēļ lieta ierosināta. Ja vienā lietā skartas vairāku personu intereses un personām ir dažādi uzvārdi, lietu reģistrā lietu ieraksta atbilstoši katras personas uzvārda pirmajam burtam lapas atvērumā ar attiecīgo burtu. Piemēram, aizbildnis iecelts pusbrāļiem Arnim Zaķim un Agrim Celmam. Vienas ģimenes bērniem ir viena aizbildnības lieta un lietu alfabētiskajā reģistrā informāciju ieraksta divas reizes - uz burtu „Z" - Zaķis Arnis un uz burtu „C" - Celms Aigars. Lietu par bērna aprūpes tiesību atņemšanu abiem vecākiem, kuriem ir atšķirīgi uzvārdi, reģistrā ieraksta divas reizes lapas atvērumā ar burtu, atbilstoši katra vecāka uzvārda pirmajam burtam.

Ja kādā lietā, kas ierakstīta reģistrā, turpmāk tiek pieņemti jauni lēmumi (aizbildņa vai aizgādņa maiņa, tiek atjaunotas bērna aprūpes tiesības vecākiem u.c.), nekāda papildus informācija lietu alfabētiskajā reģistrā netiek ierakstīta.

Lietu alfabētiskajā reģistrā tiek ierakstītas arī lietas, kurās pieņem lēmumus un kuras ieraksta attiecīgajos lietu reģistrācijas žurnālos.

2. Dokumentu un lietu reģistrācijas žurnāli

Bāriņtiesu (pagasttiesu) lietvedībā izmantojamās dokumentu un lietu, ja nav paredzēts iekļaut reģistros, reģistrācijas sistēmas ir sekojošas:

  • dokumentu reģistrācijas datorsistēma;
  • dokumentu reģistrācijas žurnālu sistēma.

Dokumentu reģistrācijas sistēmu izvēlas katra bāriņtiesa (pagasttiesa) pati, ņemot vērā:

  • dokumentu apgrozības apjomu;
  • iestādes darba apjomu;
  • darbinieku skaitu (arī kvalifikāciju) u.c.

No dokumentu reģistrācijas sistēmas izvēles atkarīga dokumentu reģistrācijas un izziņu operativitātes ar minimālo laika un darba patēriņu. Neatkarīgi no izvēlētās sistēmas tajā jāietver nepieciešamā pamatinformācija par dokumentiem, kas jāfiksē tos reģistrējot, kā arī ziņas par darbu, kas veikts ar attiecīgo dokumentu vai lietu.

Dokumentu reģistrācijas žurnālu sistēmā ziņas var atspoguļot konspektīvāk, dokumentu un lietu reģistrācijas datorsistēmā - vispusīgāk un izvērstāk. Lai automatizētu dokumentu reģistrāciju un to izpildes kontroli datorā, darba veikšanai nepieciešama īpaši sagatavota lietvedības informatīvās sistēmas programma. Ziņas, kādas jāfiksē, dokumentu vai lietu reģistrējot, ietver katras sistēmas izstrādāta veidlapa vai attiecīgā datoru programma datoriem.

Dokumentu reģistrācijas mērķis žurnālos, analoģiski lietu reģistrēšanai reģistros, ir:

  • nodrošināt dokumentu uzskaiti;
  • sekot dokumentu saglabāšanai;
  • dot iespēju tos operatīvi sameklēt;
  • sniegt nepieciešamās izziņas vai informāciju par dokumentiem;
  • veicināt izpildes kontroli.

Bāriņtiesu un pagasttiesu paraugsarakstā iekļauti 18 dokumentu un lietu reģistrācijas žurnāli, piemēram:         

  • ar indeksu 1-7 „Bāriņtiesas (pagasttiesas) priekšsēdētāja vienpersoniski pieņemto lēmumu un bāriņtiesas (pagasttiesas) lēmumu reģistrācijas žurnāls" (7. tabula);
  • ar indeksu 1-22 „Zīmogu un spiedogu paraugu reģistrācijas žurnāls" (8. tabula);
  • ar indeksu 1-17 „Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu, to izskatīšanas un izpildes dokumentu bāriņtiesas (pagasttiesas) kompetences jautājumos reģistrācijas žurnāls" (9. tabula);
  • ar indeksu 1-18 „Saņemtās korespondences reģistrācijas žurnāls" (10. tabula);
  • ar indeksu 1-19 „Nosūtītās korespondences reģistrācijas žurnāls" (11. tabula);
  • ar indeksu 3-2 „Lietu par ģimenēm, kurās nav pietiekami nodrošināta bērna attīstība un audzināšana, reģistrācijas žurnāls" (12. tabula);
  • ar indeksu 5-5 „Lietu par bāreņu un bez vecāku gādības palikušo bērnu ievietošanu ilgstošas sociālās aprūpes un sociālās rehabilitācijas institūcijās reģistrācijas žurnāls" (13. tabula) u.c.

Dokumentu un lietu reģistrācijas žurnāli (turpmāk tekstā - žurnāls) iekārtojami, ņemot vērā svarīgāko dokumenta vai lietas informāciju, kas iekļaujama attiecīgajā informācijas nesējā. Žurnālos tiek ierakstīti atsevišķi dokumenti (lēmumi, iesniegumi u.c.) vai lietas, kuru reģistrēšana nav paredzēta reģistros. Žurnālu veidlapas izstrādāšana - aiļu tekstuālā daļa un aiļu skaits, normatīvajos aktos nav noteikts. Ministrija ir izstrādājusi 7 žurnālu paraugus, pēc kuriem bāriņtiesas (pagasttiesas) var iekārtot savus žurnālus. Aiļu skaitu, to secību un ietveramo jautājumu daudzumu (daļēji samazinot vai papildinot) nosaka bāriņtiesa (pagasttiesa).   

Žurnālus, kuru glabāšanas termiņš tāpat kā reģistriem, saskaņā ar nomenklatūru, ir „pastāvīgi", var iekārtot analoģiski reģistriem. Informāciju žurnālos var ierakstīt atbilstoši informācijas ierakstīšanas prasībām reģistros.

2.1. Bāriņtiesas (pagasttiesas) vienpersoniski pieņemto lēmumu un bāriņtiesas (pagasttiesas) lēmumu reģistrācijas žurnāls ar indeksu 1-7 (skat. 7. tabulu)

Žurnālā ieraksta informāciju par katru bāriņtiesā (pagasttiesā) vienpersoniski vai koleģiāli pieņemto lēmumu:

1. ailē - numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros;

2. ailē - lēmuma pieņemšanas datumu;

3. ailē - lēmuma indeksu un numuru;

4. ailē - lēmuma nosaukumu, par ko lēmums pieņemts;

5. ailē - lietas, kurā pieņemts lēmums, indeksu, numuru un gadu.

2.2. Zīmogu un spiedogu paraugu reģistrācijas žurnāls ar indeksu 1-22 (skat. 8. tabulu)

Žurnālā ieraksta informāciju par bāriņtiesā (pagasttiesā) saņemtajiem un tās darbībā pielietojamajiem zīmogiem un spiedogiem:

1.ailē - numuru;

2. ailē - zīmoga vai spiedoga reģistrācijas datumu;

3. aile - zīmoga vai spiedoga aprakstu;

4. ailē - veic zīmoga vai spiedoga nospieduma paraugu;

5. ailē - personas, kuras lietošanā nodots zīmogs vai spiedogs, vārdu un uzvārdu;

6. ailē - akta par zīmoga vai spiedoga likvidāciju datumu, ja beidzies tā pielietojums.

2.3. Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu, to izskatīšanas un izpildes dokumentu bāriņtiesas (pagasttiesas) kompetences jautājumos reģistrācijas žurnāls ar indeksu 1-17 (skat. 9. tabulu)

Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas kārtību valsts un pašvaldības institūcijās un iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu lietvedības kārtošanu valsts un pašvaldību institūcijās nosaka likums „Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas kārtība valsts un pašvaldības institūcijās" un Ministru kabineta 1995.gada 18.aprīļa noteikumi Nr.99 „Noteikumi par iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu lietvedību valsts un pašvaldību institūcijās".  

Fizisko personu un juridisko personu individuālo vai kolektīvo rakstveida iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu lietvedību pašvaldību institūcijās kārto atsevišķi no pārējās lietvedības. Rakstveida iesniegumus, sūdzības un priekšlikumus bāriņtiesā (pagasttiesā) saņem un tajā pašā dienā reģistrē speciāli iekārtotā informācijas nesējā - žurnālā vai datora datu bāzē. Bāriņtiesas (pagasttiesas) priekšsēdētājs vai lietvedis, saņemot fiziskas vai juridiskas personas sūdzību, iesniegumu vai priekšlikumu, dokumenta pirmās lapas labajā apakšējā stūrī izdara atzīmi par dokumenta saņemšanu un reģistrāciju. Žurnālā ieraksta:

1. ailē - numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros;

2. ailē - iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma saņemšanas datumu;

3. ailē - iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma reģistrācijas numuru.   

Reģistrācijas numurā ir sūdzības, iesnieguma vai priekšlikuma autora (fiziskas personas - uzvārda vai juridiskas personas - nosaukuma) pirmais burts un saņemtā dokumenta pēc kārtas numurs, piemēram:

  • S-1 vai Z-3, kur „S" un „Z" ir fiziskas personas uzvārda (Sila, Zaķe) pirmais burts, bet „1" un „3" ir numurs pēc kārtas žurnālā;
  • J-2jur. vai R-4jur., kur „J" un „R" ir juridiskas personas (Jeru pagasttiesa, Rīgas bāriņtiesa) iestādes nosaukuma pirmais burts un „2" un „4" ir numurs pēc kārtas žurnālā. Juridiskas personas dokumentu reģistrējot, reģistrācijas numuru pēc kārtas papildina ar „jur.";

4. ailē - fiziskas personas vārda pirmo burtu un uzvārdu, piemēram, A.Sila, P.Zaķe vai juridiskas personas nosaukumu, piemēram, Jeru pagasttiesa, Rīgas bāriņtiesa;

5. ailē - saņemtā iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma satura atklāstu;

6. ailē - personas, kurai nodots iesniegums, sūdzība vai priekšlikums izpildei, ja bāriņtiesas (pagasttiesas) darbinieku skaits to pieļauj, vārda pirmo burtu un uzvārdu;

7., 8. un 9. ailē - izpildes termiņu (datumu), atzīmi par starpatbildes nosūtīšanu, atzīmi par dokumenta izpildi un atbildes nosūtīšanu, atbilstoši likuma „Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas kārtība valsts un pašvaldības institūcijās" 8.panta prasībām un Administratīvā procesa likuma 64.panta prasībām;

10. ailē - atzīmi par izskatītā iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma oriģināla, atbildes kopijas un citu attiecīgās lietas materiālu pievienošanu lietai ar indeksu 1-16 vai atzīmi par to pievienošanu citai lietai, kura ir bāriņtiesas (pagasttiesas) lietvedībā un iesniegumā, sūdzībā vai priekšlikumā skartās problēmas attiecas uz šo lietu.

2.4. Saņemtās korespondences reģistrācijas žurnāls ar indeksu 1-18 (skat. 10. tabulu)

Žurnālā reģistrē bāriņtiesā (pagasttiesā) saņemtos juridisko un fizisko personu informatīvos dokumentus, uz kuriem nav jāsniedz rakstiska atbilde, piemēram, no ministrijām saņemtie dokumenti darbam (metodiskie ieteikumi), rajonu (pilsētu) tiesu pavēstes ar uzaicinājumu piedalīties tiesas sēdē u.c.

Žurnālā reģistrē saņemtās atbildes uz bāriņtiesas (pagasttiesas) iniciatīvas vēstulēm, piemēram, bērnu aprūpes iestādes atbilde bāriņtiesai (pagasttiesai) par to, kā vecāki interesējas par iestādē ievietotajiem bērniem, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes atbildes vēstule ar informāciju par bērna tuviniekiem, Bērnu un ģimenes lietu ministrijas atbildes vēstule uz lūgumu sniegt kādā jautājumā metodisko palīdzību u.c.

Ierakstot saņemto dokumentu žurnālā, dokumentam tiek dots reģistrācijas numurs pēc kārtas, piemēram, Nr.35 bez autora (fiziskas personas - uzvārda vai juridiskas personas) nosaukuma pirmā burta.

Visi žurnālā reģistrētie saņemtie dokumenti pievienojami attiecīgajai lietai un žurnāla 10. ailē ieraksta lietas indeksu un numuru, kurai lietai dokuments pievienots.

2.5. Nosūtāmo dokumentu reģistrācijas žurnāls ar indeksu 1-19 (skat. 11. tabulu)

Žurnālā reģistrē visus nosūtāmos dokumentus. Bāriņtiesa (pagasttiesa) nosūta:

  • iniciatīvas dokumenta izstrādāto vienu eksemplāru, piešķirot indeksu un numuru pēc kārtas:
    • ministrijai Nr.1-13/3;
    • juridiskai personai Nr.1-14/4;
    • fiziskai personai Nr.1-15/5;
  • atbildes vienu eksemplāru uz rakstveida iesniegumu, sūdzību vai priekšlikumu, piešķirot indeksu un numuru:
    • juridiskai personai Nr.1-16/R-230jur./1;
    • fiziskai personai Nr.1-16/Z-234/2.

Atbildes numurā iekļauj atbildes uz rakstveida sūdzību, iesniegumu un priekšlikumu reģistrācijas indeksu 1-16, indeksam pievieno attiecīgās sūdzības, iesnieguma vai priekšlikuma reģistrācijas numuru R - 230jur. vai Z-234, (1-16/R-230jur. vai 1-16/Z-234) un pievieno nosūtāmās korespondences reģistrācijas žurnāla Nr.1-19 numuru pēc kārtas, piemēram, Nr.1-16/R-230jur./1 vai Nr.1-16/Z-234/2.

Nosūtāmo dokumentu reģistrē žurnālā parakstīšanas dienā un vēstulē raksta reģistrācijas datumu un nosūtāmā dokumenta numuru saskaņā ar augstāk minēto.

Ja tiek reģistrēts atbildes dokuments juridiskai personai, norāda uz kāda datuma, kāda numura iniciatīvas dokumentu tiek dota atbilde, ja fiziskai personai, norāda, uz kāda datuma iniciatīvas dokumentu dota atbilde. Ja fiziskas personas iesniegumā, sūdzībā vai priekšlikumā nav norādīts datums, sniedzot atbildi, norāda datumu, kad iesniegums, sūdzība vai priekšlikums reģistrēts, kā saņemtais dokuments.

Nosūtāmā dokumenta otro eksemplāru pievieno attiecīgajai lietai un žurnāla 8. ailē ieraksta lietas indeksu un numuru, kurai lietai dokuments pievienots.

2.6. Lietu par ģimenēm, kurās nav pietiekami nodrošināta bērna attīstība un audzināšana, reģistrācijas žurnāls ar indeksu 3-2 (skat. 12. tabulu)

Žurnālā ieraksta lietas ar indeksu 3-1 par ģimenēm, par kurām saņemti iesniegumi vai sūdzības no fiziskām un juridiskām personām par nepietiekamu bērnu aprūpes nodrošināšanu un audzināšanu un kuras bāriņtiesā (pagasttiesā) tiek ņemtas kontrolē:

1. ailē - numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros;

2. ailē - lietas indeksu un numuru lietvedības gada ietvaros;

3. ailē - vecāku vai vecāka, ar kuru bērns dzīvo kopā, vārdu, uzvārdu, dzīvesvietas adresi;

4. ailē - fiziskas personas uzvārdu vai juridiskas personas nosaukumu, datumu, kad informācija saņemta;

5. ailē - bērna vai bērnu vārdu, uzvārdu, personas kodu un dzīvesvietas adresi;

6. ailē - lietas par bērna aprūpes tiesību atņemšanu vecākiem numuru un datumu, kurai lieta tiek pievienota;

7. ailē - informāciju pēc vajadzības, datumu, ja ģimeni noņem no kontroles.

Pēc lietas ierakstīšanas žurnālā, nākamo lietu ieraksta tā, lai iepriekšējās lietas 4.aili var papildināt ar jaunu informāciju.

2.7. Lietu par bāreņu un bez vecāku gādības palikušo bērnu ievietošanu ilgstošas sociālās aprūpes un sociālās rehabilitācijas institūcijās reģistrācijas žurnāls ar indeksu 5-5 (skat. 13. tabulu)kat. edalilstiesai) par to, ka

Žurnālā ieraksta lietas ar indeksu 5-4 par bāreņu un bez vecāku gādības palikušo bērnu ievietošanu ilgstošas sociālās aprūpes un sociālās rehabilitācijas institūcijās:

1. ailē - numuru pēc kārtas lietvedības gada ietvaros;

2. ailē - lietas indeksu un numuru lietvedības gada ietvaros;

3. ailē - bērna vai bērnu vārdu, uzvārdu, personas kodu;

4. ailē - vecāku vārdu, uzvārdu un dzīvesvietas adresi;

5. ailē - ziņas par bērna vecākiem - lēmuma par bērna aprūpes tiesību atņemšanu numuru un pieņemšanas datumu, miršanas apliecības izdošanas datumu u.c. Informāciju ieraksta pretī katra vecāka uzvārdam;

6. ailē - lēmuma par bērna ievietošanu institucionālā aprūpē datumu un numuru;

7. ailē - bērna vai bērnu ievietošanas institucionālā aprūpē datumu, institūcijas nosaukumu;

8. ailē - dokumenta nosaukumu, kas pamato ārpusģimenes aprūpes izbeigšanu bērnam, tā pieņemšanas vai izdošanas datumu, kas pieņēmis vai izdevis dokumentu.